Convenzione con il Sistema Inter-bibliotecario

Convenzione integrativa alle convenzioni dei sistemi bibliotecari bergamaschi

Per La gestione dei servizi di catalogazione/accodamento, fornitura documentaria, interprestito, software e servizi accessori

Schema approvato dalle Assemblee dei Comuni, afferenti ai Sistemi bibliotecari della provincia di Bergamo, riuniti in seduta unificata in data 2 Febbraio 2019

[rev. 02 del 08.02.2019 h. 14.00]

Articolo 1 – Oggetto

  1. I Comuni, unitamente ad altri soggetti interessati, stipulano una convenzione per erogare in forma associata, almeno a livello provinciale, i servizi bibliotecari di fornitura documentaria, catalogazione, accodamento, interprestito, software gestionale e servizi connessi, secondo principi di economicità, efficienza ed efficacia.
  2. La funzionalità della convenzione è garantita mediante l’adesione dei soggetti, purchè gli stessi siano già aderenti a un sistema bibliotecario locale.
  3. In ottemperanza ai propri obblighi statuari o a deleghe formalmente espresse, le Comunità montane o i Comuni capofila di gestioni associate, possono sottoscrivere la presente convenzione in nome e per conto di tutti o di parte dei comuni che vi aderiscono. In tal caso, ogni ente capofila (Comunità montana o Comune delegato) assume i diritti e i doveri stabiliti dalla presente convenzione in nome e per conto dei comuni che rappresenta.

Articolo 2- Azioni

  1. Per perseguire le finalità di cui al precedente articolo sono realizzate azioni per:
    1. organizzare in forma associata la fornitura dei servizi centralizzati;
    1. stabilire e condividere modalità di gestione dei servizi bibliotecari;
    1. definire i livelli di compartecipazione economica per finanziare servizi comuni;
    1. coordinare:
      1. le politiche di acquisizione del patrimonio documentario;
      1. la formazione e l’aggiornamento del personale, degli amministratori, dei volontari;
      1. la promozione della lettura e le attività culturali organizzate dalle biblioteche;
      1. eventuali nuovi servizi in ambito biblioteconomico.
    1. ricercare diverse fonti di finanziamento.

Articolo 3 – Durata, recesso e scioglimento

  1. La presente convenzione ha durata dal 1 gennaio 2020 e sino al 31 dicembre 2020.
  2. Non è ammesso il recesso anticipato.
  3. Eventuali variazioni o modifiche della presente Convenzione dovranno essere approvate da tutti i Consigli comunali dei Comuni aderenti.
  4. I Comuni s’impegnano a trasmettere al proprio Sistema la delibera di approvazione della presente Convenzione, non appena divenuta esecutiva.
  5. La convenzione potrà essere rinnovata per un anno, prima della scadenza naturale, mediante consenso espresso dagli enti sottoscrittori con deliberazioni consiliari.

Articolo 4 – Organi di governo e forme di consultazione

  1. Gli organi che garantiscono la funzionalità della convenzione sono:
    1. Conferenza dei Presidenti

È composta dai Presidenti, o loro delegati dei Sistemi bibliotecari, cui aderiscono i soggetti sottoscrittori la convenzione.

Ha competenze rispetto a: “modelli organizzativi, regole e modalità di fruizione dei servizi centralizzati (interprestito, catalogazione, software), eventuali livelli di compensazione fra sistemi, tariffazione dei servizi, definizione di standard minimi di partecipazione alla gara, vigilanza dell’andamento dei servizi”, oggetto della convenzione.

Per tutti gli oggetti di sua competenza decide all’unanimità. Ogni Presidente dovrà avere preventivamente ottenuto, per gli oggetti che implicano modifiche di erogazione di servizi e/o accensione di costi aggiuntivi, una delega specifica, contenete gli indirizzi decisionali per ciascun macro-oggetto. Le deleghe saranno vincolanti per il Presidente nel momento in cui avranno ottenuto una maggioranza semplice (50% dei presenti), dell’assemblea dei Comuni del singolo Sistema.

Qualora non ci sia unanimità, sarà convocata l’assemblea dei sottoscrittori, che decideranno a maggioranza.

Elegge il suo Presidente e stabilisce le proprie regole di funzionamento.

  • Commissione Tecnica

È l’organo tecnico, consultivo, propositivo e di studio con funzione di attuazione degli indirizzi del livello politico.

È composta da tecnici (dirigenti e/o responsabili servizio e/o coordinatori), dei Sistemi bibliotecari a cui aderiscono i soggetti firmatari. Si avvale, se necessario, del supporto degli enti capofila dei rispettivi sistemi e di gruppi di lavoro tematici per la realizzazione dei singoli obiettivi.

  • Per la gestione dei servizi previsti all’art. 1 ogni Sistema contribuirà con il proprio personale. La Conferenza dei presidenti deciderà eventuali modalità di compensazione fra Sistemi, rispetto alle disponibilità fornite dai singoli Sistemi.
  • La consultazione di tuti i soggetti sottoscrittori è garantita attraverso almeno una riunione annuale, indetta dalla conferenza dei Presidenti, per la verifica dello stato di attuazione delle finalità di cui all’art. 1.

Articolo 5 – Ripartizione costi servizi tra soggetti sottoscrittori

  1. I costi dei servizi previsti all’art. 1 sono annualmente così ripartiti:
    1. Il costo per la fornitura documentaria e connessa catalogazione/accodamento è a carico del bilancio dei singoli acquirenti.
    1. I costi per l’erogazione di servizi d’interprestito e/o catalogazione, non connessa all’acquisto di documentazione, sono a carico dei bilanci dei singoli Sistemi bibliotecari, ripartiti in base alla popolazione residente.
    1. Il costo per l’erogazione del software è ripartito in parti uguali fra i Sistemi bibliotecari aderenti.

Articolo 6 – Fonti di finanziamento

  1. Il servizio di fornitura documentaria e connessa catalogazione/accodamento è finanziato con risorse proprie dei singoli aderenti.
  2. I servizi d’interprestito, catalogazione extra-acquisto, software sono finanziati con risorse dei singoli Sistemi Bibliotecari, derivanti da una o più delle seguenti voci:
    1. finanziamenti della Regione, della Provincia o di altri enti pubblici;
    1. quote parte dei Sistemi bibliotecari aderenti, costituite dalle quote annuali degli Enti associati, a loro volta definite da:
      1. quota ordinaria di adesione al Sistema;
      1. quota straordinaria;
    1. proventi derivanti dalla tariffazione dei servizi (esempio: tessera a pagamento);
    1. risorse da sponsorizzazioni e attività similari;
    1. altre entrate.

Articolo 7 – Norma attuativa

  1. Per la gestione dei servizi centralizzati, il Comune di Seriate assume il ruolo di coordinamento amministrativo, riguardo alle procedure di appalto, dalla fase s’indizione e sino all’aggiudicazione delle gare, di:
    1. fornitura documentaria, catalogazione e interprestito;
    1. software gestionale.
  2. Il Comune di Seriate ha la titolarità unica per i contratti di catalogazione dei libri non acquistati direttamente dal fornitore, dell’interprestito e del software gestionale. La titolarità dei contratti per l’acquisto dei documenti e la catalogazione/accodamento resta in capo agli Enti capofila dei Sistemi Bibliotecari.

Articolo 8 – Obblighi e garanzie dei Sistemi

  1. Ogni singolo Sistema deve destinare le risorse per coprire l’intero costo dei servizi d’interprestito, catalogazione non connessa all’acquisto di documentazione e software gestionale, in base alle modalità previste all’art. 6, comma 2.

Articolo 9 – Obblighi e garanzie dei Comuni

  1. Per l’anno 2020 ogni singolo Comune deve destinare la stessa cifra destinata per il triennio 2017-2019; più precisamente:
    1. per la fornitura documentaria unica e relativa catalogazione/accodamento, un importo annuo di almeno € 1,00 per abitante;
    1. per coprire l’intero costo dei servizi d’interprestito e catalogazione non connessa all’acquisto di documentazione, una quota di € 0,42 annui ad abitante da versare entro il 31 gennaio di ogni anno al proprio Sistema, salvo riduzioni stabilite dai singoli Sistemi grazie a reperimento risorse aggiuntive (es. entrate straordinarie/fondi regionali).
  2. Al Comune che non rispetta anche solo uno degli obblighi previsti (acquisto minimo e/o compartecipazione spesa interprestito e catalogazione non connessa all’acquisto), al primo comma del presente articolo, è assicurato il solo software di gestione e non il servizio d’interprestito e di catalogazione, salvo accordi specifici e per periodo limitati, formalizzati all’interno del singolo sistema bibliotecario di appartenenza.

Articolo 10 – Commissioni di garanzia

  1. La vigilanza sull’applicazione della convenzione è svolta dai Presidenti dei cinque Sistemi. Il collegio si unisce di norma una volta l’anno. Il collegio ha inoltre i compiti concernenti interventi sostitutivi per eventuali inadempienze dei soggetti partecipanti.

Articolo 11 – Foro competente

  1. Le vertenze che dovessero sorgere tra le parti sull’interpretazione o esecuzione della presente convenzione, che non si possono definire in via amichevole o attraverso forme di conciliazione, saranno definite dal Foro di Bergamo.

Articolo 12 – Norme di rinvio

  1. Per quanto non previsto dal presente atto, si fa rinvio alle norme in materia di ordinamento degli enti locali e in materia di biblioteche.

Convenzione integrativa alle convenzioni dei sistemi bibliotecari bergamaschi per

la gestione dei servizi di catalogazione/accodamento, fornitura documentaria, interprestito, software e servizi accessori

Approvata dalle Assemblee dei Comuni, afferenti ai Sistemi bibliotecari della provincia di Bergamo, in data 12 novembre 2013

Articolo 1 – Oggetto

  1. I Comuni, unitamente ad altri soggetti interessati, stipulano una convenzione per erogare in forma associata, almeno a livello provinciale, i servizi bibliotecari di fornitura documentaria, catalogazione, accodamento, interprestito, software gestionale e servizi connessi, secondo principi di economicità, efficienza ed efficacia.
  2. La funzionalità della convenzione è garantita mediante l’adesione dei soggetti, purché gli stessi siano già aderenti ad un sistema bibliotecario locale.
  3. In ottemperanza ai propri obblighi statutari o a deleghe formalmente espresse, le Comunità montane o i Comuni capofila di gestione associate, possono sottoscrivere la presente convenzione in nome e per conto di tutti o di parte dei comuni che vi aderiscono. In tal caso, ogni ente capofila (Comunità montana o Comune delegato) assume i diritti e i doveri stabiliti dalla presente convenzione in nome e per conto dei comuni che rappresenta.

Articolo 2 – Azioni

  1. Per perseguire le finalità di cui al precedente articolo sono realizzate azioni per:
    1. organizzare in forma associata la fornitura dei servizi centralizzati;
    1. stabilire e condividere modalità di gestione dei servizi bibliotecari;
    1. definire i livelli di compartecipazione economica per finanziare servizi comuni;
    1. coordinare:
      1. le politiche di acquisizione del patrimonio documentario;
      1. la formazione e l’aggiornamento del personale, degli amministratori, dei volontari;
      1. la promozione della lettura e le attività culturali organizzate dalle biblioteche;
      1. eventuali nuovi servizi in ambito biblioteconomico.
    1. ricercare diverse fonti di finanziamento.

Articolo 3 – Durata, recesso e scioglimento

  1. La presente convenzione ha durata dalla sottoscrizione e sino al 31 Dicembre 2019.
  2. Non è ammesso il recesso anticipato.
  3. Eventuali variazioni o modifiche della presente Convenzione dovranno essere approvate da tutti i Consigli comunali dei Comuni aderenti.
  4. I Comuni s’impegnano a trasmettere al proprio Sistema, la delibera di approvazione della presente Convenzione, non appena divenuta esecutiva.

Articolo 4 – Organi di governo e forme di consultazione

  1. Gli organi che garantiscono la funzionalità della convenzione sono:
    1. Conferenza dei Presidenti

È composta dai presidenti, o loro delegati, dei Sistemi bibliotecari, cui aderiscono soggetti sottoscrittori la convenzione.

Ha competenze rispetto a: “modelli organizzativi, regole e modalità di fruizione dei servizi centralizzati (interprestito, catalogazione, software), eventuali livelli di compensazione fra sistemi, tariffazione dei servizi, definizione di standard minimi di partecipazione alla gara, vigilanza dell’andamento dei servizi” oggetto della convenzione.

Per tutti gli oggetti di sua competenza decide all’unanimità. Ogni Presidente dovrà avere preventivamente ottenuto, per gli oggetti che implicano modifiche o erogazione di servizi e/o accensione di costi aggiuntivi, una delega specifica contenente gli indirizzi decisionali per ciascun macro-oggetto. Le deleghe saranno vincolanti per il Presidente nel momento in cui avranno ottenuto una maggioranza semplice (50% dei presenti), dell’assemblea dei Comuni del singolo Sistema.

Qualora non ci sia unanimità, sarà convocata l’assemblea dei sottoscrittori, che decideranno a maggioranza.

Elegge il suo Presidente e stabilisce le proprie regole di funzionamento.

  • Commissione Tecnica

È l’organo tecnico, consultivo, propositivo e di studio con funzione di attuazione degli indirizzi del livello politico.

È composta dai tecnici (dirigenti e/o responsabili servizio e/o coordinatori), dei Sistemi bibliotecari a cui aderiscono i soggetti firmatari. Si avvale, se necessario, del supporto degli enti capofila dei rispettivi sistemi e di gruppi di lavoro tematici per la realizzazione dei singoli obiettivi.

  • Per la gestione dei servizi previsti all’art. 1 ogni Sistema contribuirà con il proprio personale. La Conferenza dei Presidenti deciderà eventuali modalità di compensazione fra Sistemi, rispetto alle disponibilità fornite dai singoli Sistemi.
  • La consultazione di tutti i soggetti sottoscrittori è garantita attraverso almeno una riunione annuale, indetta dalla conferenza dei Presidenti, per la verifica dello stato di attuazione delle finalità di cui all’art. 1.

Articolo 5 – Ripartizione costi servizi tra soggetti sottoscrittori

  1. I costi dei servizi previsti all’art. 1 sono annualmente così ripartiti:
    1. Il costo per la fornitura documentaria e connessa catalogazione/accodamento è a carico del bilancio dei singoli acquirenti.
    1. I costi per l’erogazione dei servizi d’interprestito e/o catalogazione, non connessa all’acquisto di documentazione, sono a carico dei bilanci dei singoli Sistemi bibliotecari, ripartiti in base alla popolazione residente.
    1. Il costo per l’erogazione del software è ripartito in parti uguali fra i Sistemi bibliotecari aderenti.

Articolo 6 – Fonti di finanziamento

  1. Il servizio di fornitura documentaria e connessa catalogazione/accodamento è finanziato con risorse proprie dei singoli aderenti.
  2. I servizi d’interprestito, catalogazione extra-acquisto, software sono finanziati con risorse dei singoli Sistemi Bibliotecari, derivanti da una o più delle seguenti voci:
    1. finanziamenti della Regione, della Provincia o di altri enti pubblici;
    1. quote parte dei sistemi bibliotecari aderenti, costituite dalle quote annuali degli Enti associati, a loro volta definite da:
      1. quota ordinaria di adesione al Sistema;
      1. quota straordinaria;
    1. proventi derivanti dalla tariffazione dei servizi (esempio: tessera a pagamento);
    1. risorse da sponsorizzanti e attività similari;
    1. altre entrate.

Articolo 7 – Norma attuativa

  1. Per la gestione dei servizi centralizzati, il Comune di Seriate assume il ruolo di centrale unica di committenza, riguardo alle procedure di appalto, dalla fase d’indizione e sino all’aggiudicazione delle gare, di:
    1. fornitura documentaria, catalogazione e interprestito
    1. software gestionale

Per tale attività è riconosciuto al Comune di seriate un importo una tantum, a triennio, di € 10.000,00, ripartito in parti uguali fra i Sistemi bibliotecari dei comuni aderenti. Le spese vive di gara sono a carico dei singoli sistemi, in parti uguali.

Il Comune di Seriate ha la titolarità unica per i contratti di catalogazione dei libri non acquistati direttamente dal fornitore, dell’interprestito e del software gestionale. La titolarità dei contratti per l’acquisto dei documenti e la catalogazione/accodamento resta in capo agli Enti capofila dei Sistemi Bibliotecari.

Articolo 8 – Obblighi e garanzie dei Sistemi

  1. Ogni singolo Sistema deve destinare le risorse per coprire l’intero costo dei servizi d’interprestito, catalogazione non connessa all’acquisto di documentazione e software gestionale, in base alle modalità previste all’art. 6, comma 2. La quota per il triennio 2014-2016 è indicativamente pari a € 0,40 pro capite, di cui € 0,30 per il servizio d’interprestito.

Articolo 9 – Obblighi e garanzie dei Comuni

  1. Per il triennio 2014-2016, ogni singolo Comune deve destinare:
    1. per la fornitura documentaria unica e relativa catalogazione/accodamento, un importo annuo di almeno € 0,70 ad abitante e comunque un importo complessivo per il triennio di almeno € 3,00 ad abitante;
    1. per coprire l’intero costo dei servizi d’interprestito e catalogazione non connessa all’acquisto di documentazione, una quota di € 0,30 annui ad abitante da versare entro il 31 gennaio di ogni anno al proprio Sistema, salve riduzioni stabilite dai singoli Sistemi grazie a reperimento risorse aggiuntive (es. entrate straordinarie/fondi regionali).
  2. Al Comune che non rispetta anche solo uno degli obblighi previsti (acquisto minimo e/o compartecipazione spesa interprestito e catalogazione non connessa all’acquisto), al primo comma del presente articolo, è assicurato il solo software di gestione e non il servizio d’interprestito e di catalogazione, salvo accordi specifici e per periodi limitati, formalizzati all’interno del singolo sistema bibliotecario di appartenenza.
  3. Per il triennio 2017-2019 la conferenza dei Presidenti all’unanimità (secondo le modalità previste all’art. 4, comma 1a) deve determinarne gli importi di cui al comma 1a e 1b del presente articolo.

Articolo 10 – Commissioni di garanzia

  1. La vigilanza sull’applicazione della convenzione è svolta dai Presidenti dei cinque sistemi. Il collegio si riunisce di norma una volta l’anno. Il collegio ha inoltre i compiti concernenti interventi sostitutivi per eventuali inadempienze dei soggetti partecipanti.

Articolo 11 – Foro competente

  1. Le vertenze che dovessero sorgere tra le parti sull’interpretazione o esecuzione della presente convenzione, che non si possono definire in via amichevole o attraverso forme di conciliazione, saranno definite dal Foro di Bergamo.

Articolo 12 – Norme di rinvio

  1. Per quanto non previsto dal presente atto, si fa rinvio alle norme in materia di ordinamento degli enti locali e in materia di biblioteche.

VISTO il parere tecnico rilasciato dal Responsabile del servizio Amministrativo D.ssa De Filippis Maria Carolina ai sensi degli artt. 49, 1’ comma, e 147bis, 1’ comma, del D. Lgs. n. 267/00 e s.m.i. e degli artt. 9 e 10 del Regolamento del Sistema dei Controlli Interni approvato con deliberazione del Consiglio Comunale n. 4 del 26.03.2013;

VISTO il parere espresso dal Responsabile del Servizio Finanziario Carizzoni Rag. Patrizia ai sensi degli artt. 49, 1’ comma, e 147bis, 1’ comma, del D. Lgs. N. 267/00 e s.m.i. e degli artt. 9 e 10 del Regolamento del Sistema dei Controlli Interni approvato con deliberazione del Consiglo Comunale n. 4 del 26.03.2013;

Con voti favorevoli unanimi, espressi in forma palese da n. 7 consiglieri presenti e 7 votanti.

DELIBERA

Le premesse costituiscono parte integrante della delibera

Approvare la Convenzione integrativa alle convenzioni dei Sistemi bibliotecari, allegata sotto la lettera A).

Demandare l’esecuzione del presente provvedimento per quanto di competenza, agli uffici:

  • Segreteria;
  • Biblioteca.

DI DICHIARARE la deliberazione stante l’urgenza, immediatamente eseguibile, con voti favorevoli unanimi espressi con separata votazione, ai sensi dell’articolo 134, comma 4 del decreto legislativo 18 agosto 2000 n. 267.